Materieel

Communicatie

Locatie

Geld

.

Hier vind je de voordelen van een aansluiting bij çavaria op een rijtje. Heb je nog bijkomende vragen? Stuur dan een mailtje naar [email protected].

Inhoudelijk

• Gebruik maken van de ondersteuning door de bewegingsmedewerkers van çavaria
• Deelname aan het regionaal overleg en het thematisch overleg dat çavaria organiseert
• De koers helpen bepalen die de LGBTI+ beweging dient te varen (via de AV, de RvB, de thematische werkgroepen, vergaderingen, e-mail, telefoon)
• Gebruik maken van de elektronische nieuwsbrief 'çavaria beweegt' (informatie over initiatieven van çavaria, relevante actualiteit, voorbije of komende evenementen …)
• Gebruik maken van extra financiële steun (bij opstart en 5-jarig jubileum en het kruispunfund.
• De beweging versterken waardoor çavaria als gesprekspartner beschouwd wordt rond de holebi-, transgender- en intersekse thematiek door de diverse overheden en andere belangrijke spelers

Bekendmaking

• Bekendmaking: vermelding op onze website. Als je je activiteiten in de Uitdatabank zet, worden deze aangekondigd op de website van çavaria, de informatiekalender van Lumi, ... Speciale activiteiten zetten we extra in de kijker via de nieuwsbrieven.
• Holebi’s, transgender en intersekse personen die op zoek zijn naar verenigingen uit hun regio verwijzen we, al naargelang hun vragen, door naar je vereniging. Ook externen krijgen doorverwijzing naar verenigingen die met bepaalde thema's bezig zijn of bepaalde diensten leveren.

Praktische ondersteuning

• Çavaria betaalt de wettelijk verplichte verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers en de rechtsbijstand voor vrijwilligers.
• Je kan beroep doen op onze bewegingsmedewerkers voor praktische ondersteuning (brainstorm bij opstart, en ondersteuning op maat).

Meer weten?

• Hoe je aansluit? Dat lees je hier!
• Bewegingsmedewerker van jouw regio: www.cavaria.be/medewerkers

Hoe gaat de aansluiting in zijn werk?

1. De bewegingsmedewerker komt langs voor een kennismakingsgesprek.
2. De vereniging vult het aansluitingsformulier in en bezorgt dit aan de bewegingsmedewerker. Hierbij moet je als vereniging aantonen dat je aan de aansluitingsvoorwaarden voldoet (zie hieronder). 
3. Het regionaal overleg (= alle verenigingen binnen de regio waar de vereniging wil aansluiten) oordeelt of een kandidaat-vereniging aan de aansluitingsvoorwaarden voldoet. De vereniging moet daarvoor oa. een actieve werking kunnen aantonen gedurende 3 maanden. Bij landelijke verenigingen bekijkt het bestuursorgaan van çavaria de aanvraag.
4. Wanneer een vereniging voldoet aan de voorwaarden, wordt deze voorlopig aanvaard tot aan de eerstvolgende statutaire Algemene Vergadering. Hierop kan de vereniging definitief worden goedgekeurd.

Voordelen van aansluiten bij çavaria

Door lid te worden van çavaria zorg je mee voor een sterke holebi-, trans- en interseksebeweging en heb je mee inspraak in het beleid. Bovendien biedt een lidmaatschap heel wat praktische voordelen:

• een gratis verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand van je vrijwilligers
• gratis gebruik van het vormingsaanbod, ondersteuning en overleg
• bekendmaking vereniging en activiteiten

Aansluitingsvoorwaarden

Een initiatief dat wil toetreden tot çavaria en dus erkend wil worden als opdrachtgevende groep, moet op het ogenblik van de toetredingsaanvraag aan volgende voorwaarden voldoen:

1. het initiatief moet een actieve werking hebben en deze kunnen aantonen;
2. het initiatief moet zich akkoord verklaren met de statuten, het intern reglement, de missie en visie, en het beleidsplan van çavaria;
3. het initiatief moet zich akkoord verklaren met het Beleid Ongewenst Gedrag van çavaria;
4. het initiatief moet zich bij haar werking houden aan de federale en deelstatelijke antidiscriminatiewetgeving, de negationismewet, de seksismewet, de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens; het initiatief heeft het voorbije of lopende jaar geen offensief geweld tegenover personen gebruikt, gepropageerd of anderen ertoe aangezet; dit wordt vermoed, tenzij het
   tegenbewijs geleverd wordt;
5. het initiatief beschikt over contactgegevens waarop ze bereikt kunnen worden;

6. het initiatief heeft geen winstoogmerk.

    

Meer weten?

Als je nog vragen hebt, maak dan gerust een afspraak met de bewegingsmedewerker van jouw regio. Deze personen werken geregeld vanuit het regenbooghuis in jouw regio. Neem dus zeker contact met ons op!

GDPR?

GDPR, de General Data Protection Regulation – of ook AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) genoemd – is de nieuwe Europese regelgeving om de privacy van burgers beter te beschermen. Je kan de regels zien als een fikse aanvulling op onze Belgische privacywet. Alle bedrijven, vzw’s, feitelijke verenigingen die persoonsgegevens verwerken, moeten de nieuwe spelregels volgen. Vanaf 25 mei 2018 kan je controle krijgen op het juist toepassen van deze regels. De Privacycommissie zal hiervoor instaan. 

Privacy bij verenigingen?

Heel wat verenigingen houden gegevens bij van hun vrijwilligers, bestuurders, leden, deelnemers,...:

• om de werking in goede banen te leiden,
• om vrijwilligers, bestuurders, leden, deelnemers,... op de hoogte te kunnen houden,
• om hen te bedanken, een gelukkige verjaardag te wensen,
• om vergoedingen of verzekeringen voor vrijwilligers te beheren,
• en misschien ook wel om jaarlijkse cijfers te trekken van de werking.

Al deze handelingen vallen onder de regelgeving van GDPR, want van zodra je persoonsgegevens bijhoudt en verwerkt, heb je impact op de privacy van deze personen.

Dit filmpje loodst je al door de belangrijkste aspecten van de AVG.

Het volgende stappenplan werd door scwitch ontwikkeld voor lokale verenigingen, samen met twee handige vragenlijsten en een ontwerp register voor (kleine) ledenorganisaties of verenigingen die activiteiten organiseren. 

Wanneer je de stappen doorloopt en de nodige maatregelen neemt is je vereniging in orde met de nieuwe Europese privacy verordening van 25 mei 2018.
 

Stap 1: Bewustmaking

Bespreek met je bestuur en informeer de medewerkers in je organisatie die met gegevens werken over:

• het belang van privacy van je vrijwilligers, leden, deelnemers,…
• de stappen om je organisatie in regel te brengen
• de beveiliging van persoonsgegevens

Het is belangrijk om iedereen die persoonsgegevens verwerkt te informeren en te betrekken.

Tip: GDPR agenderen en verslagen bijhouden

Stap 2: Inventaris

Lijst op welke gegevens jullie waarom gebruiken. De inventaris is geen verplicht document maar helpt wel om een goed zicht te krijgen over de gegevens verwerking in je organisatie. Het is ook een goede basis voor de opmaak van je register.

• Welke gegevens bewaar je als vereniging (naam, adres, leeftijd,…)?
• Waar bewaar je de gegevens?
• Hoe lang worden ze bewaard?
• Wie heeft er toegang toe?
• Worden de gegevens beschermd of beveiligd?
• Waarvoor gebruiken jullie de gegevens? (post, nieuwsbrief, …)

Je kan dit doen aan de hand van de scwitch vragenlijst ‘lokaal GDPR vragenlijst voorbereiding register’

Stap 3: Analyse en maatregelen

Ga na hoe ver je staat en welke stappen je best neemt om de privacy van de gegevens van je leden en deelnemers te beschermen.

Op basis van de inventaris bekijk je of 

• je de leden, deelnemers, partners duidelijk informeert (privacyverklaring)
• je een wettelijke grond hebt om gegevens te verwerken
• je niet te veel gegevens opvraagt en deze niet te lang bewaart
• de gegevens voldoende worden beveiligd
• leden, deelnemers, de mogelijkheid hebben om hun gegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen,…

Je kan dit nagaan aan de hand van de scwitch vragenlijst: ‘Toetsing verwerking persoonsgegevens aan de GDPR principes’

Tip: Interessante site: www.safeonweb.be

Stap 4: Register (verplicht document)

Maak een register op over je gegevensverwerking. Gebruik hiervoor het ontwerp register van scwitch. Kies uit de lijstjes de vakken die voor jouw vereniging van toepassing zijn.

• overzicht van de soorten verwerking van gegevens, gekoppeld aan de doeleinden (vb ledenregistratie, registratie van activiteiten en deelnemers,…) 
• verplicht instrument om bij controle te voldoen aan je verantwoordingsplicht als verwerkingsverantwoordelijke
• wordt continu geactualiseerd en aangevuld (in tegenstelling tot de inventaris en analyse) 
• de informatie uit de inventaris en analyse zijn goede basis voor een verdere uitwerking in een register

Online template als basis

• GDPR lokaal register (voor Excel - aangepast document)
• GDPR lokaal register (voor Numbers - Mac)

• GPPR register voor organisatie van evenementen 
• GDPR register template voor een kleine lokale organisatie
  
   

Stap 5: Privacyverklaring (verplicht document)

Maak een privacyverklaring op. Neem hier volgende zaken zeker in op:

• WELKE gegevens worden verwerkt?
• WAAR krijgt of verzamelt je organisatie de gegevens?
• WAAROM worden de gegevens bewaard?
• WIE verwerkt in je organisatie gegevens?
• WIE krijgt de gegevens?
• WAT wordt precies HOE, WAAR en HOELANG bewaard?
• HOE worden gegevens beveiligd?
• HOE zorg je voor je de uitoefening van de rechten van betrokkenen?

Gebruik hiervoor het document ‘ontwerp privacyverklaring’ (aangepast document) van scwitch. 

Plaats je privacyverklaring duidelijk op al je kanalen waar je gegevens verzamelt. Je kan dit ook doen door je privacyverklaring op je website te plaatsen en hier steeds naar door te linken/verwijzen.

Tip: Lees zeker deze FAQ's over e-mail en nieuwsbrieven
 

Stap 6: Vragen van leden of deelnemers

Je leden en deelnemers hebben rechten. Zorg dat je als organisatie kan reageren bij vragen van leden. De belangrijkste rechten van leden of deelnemers voor jouw werking zijn:

• recht op inzage en kopie
• recht op aanpassing van de gegevens (rectification)
• recht op vergetelheid (verwijderen van gegevens), behalve wanneer deze nog nodig zijn voor bijvoorbeeld uitvoering contract,…
• recht op intrekken toestemming (bij toestemming als rechtsgrond)

Stap 7: Aanpak datalek

Verlies van persoonsgegevens moet je aangeven bij de privacycommissie. Zorg dat je klaar bent bij mogelijk datalek (verlies van persoonsgegevens). Duidt een persoon aan die deze taak op zich neemt. Zorg dat iedereen in je organisatie weet tot wie hij zich moet richten.

Zit je verder nog met aanvullingen, voorbeelden of vragen in verband met de GDPR? Contacteer ons op [email protected].

Meer informatie:

Extra documentatie door scwitch:

• Achtergrond info bij AVG in socioculturele verenigingen (pdf)
• Uitgebreidere GDPR-documentatie voor grote verenigingen / huizen (rubriek GDPR- privacywetgeving)
• FAQ over de AVG (pdf)
• FAQ over beeldmateriaal en de AVG (pdf)

Handige websites:

• GDPR: 10 tips om de privacy van je vrijwilligers te respecteren
• Ikbeslis.be

Tip: Neem even de tijd om deze video te bekijken waar de verschillende stappen van het scwitch-stappenplan worden besproken.

Voor wie?
Deze gratis vorming/workshop is zowel geschikt voor individuen als voor (deelwerkingen van) verenigingen.

Via onderstaand formulier kan je je inschrijven voor deelname. Deze sessie wordt, wegens privacyredenen, niet opgenomen. Zo zorgen we voor een veilige online omgeving.

Door wie?
Deze sessie wordt aangeboden door de Werkgroep ça va van çavaria. De ervaren trainers werken graag samen met jou aan welzijn en verbinding, met jezelf en met je vereniging.

Tip:
Als je Zoom (www.zoom.us) installeert op je computer, laptop of tablet, zorgt dat voor een stabielere connectie. Je kan ook deelnemen via je internetbrowser of je smartphone.

Wanneer:
Deze gratis sessie rond zelfzorg en grenzen stellen vindt plaats op maandag 29 maart 2021, van 19:30 uur tot 21:30 uur. Vanaf 19:15 uur kan je deelnemen.

De regenbooghuizen zijn de ontmoetingsplaatsen van de regio’s. Deze huizen hebben hun eigen projecten en werking, maar zijn wel aangesloten bij çavaria en werken samen aan projecten.

Vaak bieden de huizen ook ondersteuning aan voor de verenigingen zoals gratis vergaderzalen, een postbus, plaatsen van maatschappelijke zetel, uitlenen van materiaal, infotheek, allerlei kortingen, nieuwsbrieven, vormingen enzovoort.

Momenteel is er één thematische koepel: Wel Jong, de jongerenkoepel.

Tips

• Als je lid wordt van çavaria, kan je automatisch lid worden van het huis in jouw regio en - in het geval van een jongerengroep - ook van Wel Jong. Zo kan je genieten van nog meer voordelen voor dezelfde prijs! De aansluitingsprijs verandert immers niet of je nu enkel bij çavaria aansluit of ook bij jouw roze huis en Wel Jong.
• Neem gerust contact op met de bewegingsmedewerker van çavaria voor jouw regio!

Om in de kalender van çavaria te komen, geef je je activiteit in via www.uitdatabank.be. 

Belangrijk is dat je op het einde bij het veld 'labels' het trefwoord 'cavaria' (met c) typt en 'toevoegen' kiest.
Het veld labels krijg je bij de invoer pas te zien nadat je op 'Publiceren' hebt geklikt.

Daarnaast kan het zinvol zijn om nog eigen labels toe te voegen om makkelijker gevonden te worden zoals ‘lgbti’, ‘gay’, ‘bi+’… Maar die dienen alleen als filter voor bezoekers bij UiTinVlaanderen zelf.

Extra weetjes

Wanneer je activiteit online doorgaat, kun je best op volgende zaken letten om beter op te vallen:

• plaats het woord ‘online’ in de titel van je activiteit;
• voeg ook ‘online’ als label toe;
• voeg onder gemeente een locatie toe met de naam ‘online’.

Bij annulering of uitstel van een activiteit kun je ze beter niet wissen in de databank. Dat schept verwarring voor mensen die al gepland hadden om te komen. Je kunt beter ‘uitgesteld’ of ‘afgelast’ opnemen in de titel van je activiteit.
 

Enkele veelgestelde vragen

Wat is de UiTkalender en waarom willen we die gebruiken?

Sinds Publiq UiTinVlaanderen.be lanceerde werd dit de referentie voor kalenders in heel Vlaanderen. Met jaarlijks meer dan 10 miljoen websitebezoeken is dit een echte referentie voor wie op zoek is naar activiteiten buitenshuis... of online. Wie zijn evenement in de UiTdatabank steekt, krijgt promotie op de UitinVlaanderen agenda en op de çavaria website.

Hoe werkt de kalender van UiTinVlaanderen en hoe moet ik activiteiten invoeren in de UiTdatabank?

Op deze pagina kan je alle inleidende uitleg vinden m.b.t. het invoeren in de UiTdatabank. Hieronder vind je ook een korte handleiding.

Ik wil onze eigen activiteiten op onze website plaatsen. Kan dat?

Ja, je kan op een eenvoudige manier een widget maken die een selectie maakt van activiteiten in de Uitdatabank. Ga naar www.uitinvlaanderen.be en voer één of meerdere zoektermen in. Bij de resultaten kan je aan de linkerkant 'maak een widget' aanklikken. Volg de verdere instructies. Als je als zoekterm de naam van je vereniging gebruikt, krijg je al deze activiteiten mooi in een kadertje op je eigen website.

Ik heb nog vragen. Waar kan ik terecht?

Voor alle vragen omtrent het verschijnen van jouw activiteiten in de kanalen van çavaria en Wel Jong, kan je bij die organisaties terecht. Stoot je op problemen met de invoer van je activiteiten, met je logingegevens enzovoort, dan neem je best rechtstreeks contact op via de website of via de Vlaamse infolijn 1700. Krijg je de zaken met hen toch niet opgelost of heb je heel andere vragen, neem dan contact op met een van de bewegingsmedewerkers van çavaria of - voor jongerenverenigingen - neem contact op met de verenigingsondersteuner van Wel Jong.

Verzekering

Çavaria zorgt ervoor dat al jullie vrijwilligers (medewerkers) gratis verzekerd zijn voor 'burgerlijke aansprakelijkheid' en 'rechtsbijstand'. Hiervoor moeten we wel zicht hebben op het aantal vrijwilligers (medewerkers) dat momenteel actief is in jouw vereniging. Wij vragen om dit ieder jaar door te geven voor 15 december.

Daarnaast betaalt çavaria de helft van je verzekering lichamelijke ongevallen voor medewerkers.

Je kan je als vereniging intekenen op diverse andere verzekeringen aan een kortingstarief van 40%. Verenigingen die zo'n extra verzekering hebben, moeten ook het aantal leden (deelnemers) op het einde van het jaar doorgeven. In dit geval moet je ook een lijst intern bijhouden met de persoonsgegevens (vb. naam-voornaam-adres-email-gsm). 

Op welke verzekeringen kan je intekenen ?
 

Gratis:

• Burgerlijke aansprakelijkheid voor de medewerkers
• Rechtsbijstand voor de medewerkers

50% tussenkomst:

• Lichamelijke ongevallen voor de medewerkers (voor jongerenverenigingen wordt de andere helft betaald door Wel Jong)

Zelf te betalen:

POLIS VERENIGINGSLEVEN (met korting van 40%)

• Burgerlijke aansprakelijkheid voor de vereniging en leden
  Beschermt de vereniging bij bvb. aansprakelijk als organisator, ongeval tijdens uitstap, voedselvergiftiging bij georganiseerde BBQ,...
• Rechtsbijstandvoor de vereniging en leden
• Lichamelijke ongevallen voor de leden

BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING (tarief çavaria)

• Bestuurdersaansprakelijkheid (enkel voor VZW's)
  Beschermt de bestuurders bij eventuele bestuursfouten.
  Hiervoor zijn verschillende formules uitgewerkt waartussen je kan kiezen

ARBEIDSONGEVALLEN (tarief çavaria)

• Arbeidsongevallen (voor verenigingen die personeel in dienst hebben)

BRANDVERZEKERING (tarief çavaria)

• Brandverzekering / objectieve aansprakelijkheid (voor verenigingen die gebouwen ter beschikking hebben)
  Als de gebouwen open staan voor het publiek, dan is een verzekering objectieve aansprakelijkheid verplicht als bescherming tegen foutloze aansprakelijkheid bij brand, vuur, ontploffing,…

Meer weten?

• www.parkassur.be/verenigingen.htm
• Voor meer info: stuur gerust een mailtje naar [email protected].

Waar denk je best zeker eens over na als je een nieuwe vereniging of initiatief wilt opstarten?

Doelgroep/focus

• Gender?
• Geaardheid?
• Leeftijd?
• Specifieke doelgroep?
• Werkingsgebied?

Doelstellingen

Wat wil je bereiken? Wil je ontspanning bieden, vorming geven, de samenleving veranderen, gelijkgestemden mekaar laten ontmoeten, onthaalwerking bieden,...? Welke impact wil je hebben?

Activiteiten/acties

• Hoe vaak?
• Vaste dag?
• Soort?
• Locatie?
• Deelnameprijs?
• Organisatiekost?
• Risico?
• Grootte?

Medewerkers

• Structuur?
• Grootte kern?
• Losse medewerkers?
• Organisatie?
• Taakverdeling?
• Genderverhouding?
• Vrijwilligersbeleid?
• Profiel?

Coördinatie

• Opvolgen taken medewerkers
• Aanwerven nieuwe medewerkers
• Uitkijken naar nieuwe medewerkers
• Medewerkers motiveren
• Aanspreekpunt bij problemen
• Organiseren en voorzitten van kernvergaderingen
• Deelname aan vergaderingen van het regenbooghuis, regionaal overleg,...
• Gezicht van de vereniging
• Opvolgen van de post
• Begeleiden van de boekhouding
• Bijhouden van het archief

Werking van de vereniging

• Contactmogelijkheden: e-mail, telefoon, Facebook, website,...
• Financiën: lidgelden, subsidies of fundraising,...
• Erkenningen
• Onthaal/instapmoment
• Verzekeringen
• Feitelijke vereniging of vzw

Tips

• Nodig ook eens buitenstaanders uit om mee te denken. Vaak merken zij dingen op waar jij allang over kijkt omdat je al zo lang met het idee speelt.
• De bewegingsmedewerker van çavaria voor jouw regio helpt je graag op weg. Je kan ook een mail sturen naar het algemeen adres [email protected].
• Wil je specifiek tips over het organiseren van een event of activiteit? Stuur dan gerust een mailtje naar [email protected].