Algemene vergadering 2020

Vragen?

Contacteer ons op [email protected] of telefonisch via 0489/49 03 77.

De algemene vergadering zal online doorgaan op zaterdag 20 juni via ZOOM.

Elke verenigingen en werkgroep kreeg een digitale oproep toegestuurd om leden-deelgenoten af te vaardigen. Geen communicatie ontvangen? Contacteer ons op [email protected].

De Inspiratiedag wordt geannuleerd omwille van de Corona-maatregelen. Heb je een vraag over een van de thema's, kan je steeds terecht bij je bewegingsmedewerker.

Programma en agenda AV

PROGRAMMA AV

13u30-14u: technische ondersteuning
14u-15u30: plenaire algemene vergadering

PRESENTATIE

Tijdens de online AV kan je de powerpoint volgen binnen ZOOM.
De powerpoint kan je ook hier downloaden.

AGENDA AV

De agenda van de plenaire algemene vergadering is de volgende:
- Aanvaarding nieuwe leden-deelgenoten.
- Aanvaarding nieuwe verenigingen.
- Goedkeuring jaarverslag 2019 en jaarplan 2020.
- Aanstelling nieuwe bestuurders (mandaat van 2 jaar).
- Goedkeuring financiële afrekening, balans 2019, begroting 2020 van çavaria en aanduiden commissaris.

Wil je graag een papieren versie van een of meerdere documenten? Graag een seintje via [email protected].

Technische ondersteuning

TECHNISCHE ONDERSTEUNING

We werden twee momenten voorzien voor technische ondersteuning over Zoom en/of het stemformulier.

Woensdag 10 juni - 18u30 tot 19u
Donderdag 11 juni - 18u30 tot 19u

Vlak voor de AV wordt er ook technische ondersteuning voorzien:

Zaterdag 20 juni zelf van 13u30 tot 14u (voor de AV)

Online vragen-momenten

ONLINE VRAGEN-MOMENT

Hier konden er bijkomende (beleids)vragen beantwoord worden en kon er een advies geformuleerd worden naar de AV:

Voor het jaarverslag/jaarplan: woensdag 10 juni – 19u tot 20u30
Voor financiën: donderdag 11 juni – 19u tot 20u30

Een besluitenverslag van deze online meetings wordt hier opgenomen worden:

Veiligheidsmaatregelen

Om de AV op een veilige manier online te laten verlopen via ZOOM voorzien we enkele veiligheidsmaatregelen:

We maken gebruik van een betalende versie van ZOOM en zorgen op die manier voor een betere inscriptie.
De deelnemers ontvangen de ZOOM-link voor de online AV pas bij het aanmelden op de dag van de AV.
We zorgen voor een paswoord waarmee de uitzending via ZOOM beveiligd is.
Er worden geen opnames uitgevoerd van deze ZOOM-sessie.
Er worden geen bestanden gedeeld in ZOOM tijdens de AV.

Zit je zelf nog met vragen omtrent deze veiligheidsmaatregelen? Contacteer ons op [email protected].

Veelgestelde vragen

Ik ben ingeschreven maar hoe moet ik me de dag zelf aanmelden voor de AV?

Je ontvangt vooraf een e-mail (e-ticket) met een knop die je zal doorverwijzen naar een online formulier om je online aan te melden. Na het aanmelden krijg je twee knoppen te zien: een knop voor de ZOOM-sessie te starten en een knop voor het online stemformulier. Beide links krijg je meteen ook toegestuurd via e-mail.

De AV verloopt via ZOOM. Heb ik hiervoor een account nodig?

Het is niet noodzakelijk om een account bij ZOOM te hebben om deel te nemen aan de AV. Gebruik je ZOOM voor het eerst? Bij het klikken op de ZOOM-link zal je browser vragen om een stukje software te installeren. Deze instructievideo legt je uit hoe je ZOOM voor het eerst kan gebruiken.

Hoe zal de AV via ZOOM verlopen?

Na het online aanmelden krijg je een knop te zien om deel te nemen aan de ZOOM-sessie en een knop die verwijst naar jouw online stemformulier.
Zoals gebruikelijk zal er iemand de presentatie verzorgen en uiteraard is er ook een voorzitter aanwezig om alles in goede banen te leiden.
Binnen ZOOM wordt de presentatie gedeeld met de deelnemers zodat je alles op het scherm kan volgen. Je krijgt daarbij de presentator en voorzitter te horen. Zij zullen je begeleiden door de verschillende onderdelen en stemmingen.
De microfoon van de deelnemers is standaard uitgeschakeld tijdens de AV. Vragen kunnen gesteld worden in de Q&A.
Je kan als deelnemer wel het woord vragen (de host zal je microfoon inschakelen).
Heb je problemen met de verbinding of het horen van anderen laat het ook even weten via de Q&A of steek je virtuele hand op.

Hoe zal het online stemmen verlopen tijdens de AV?

Na het online aanmelden voor de AV krijg je een knop te zien (en een e-mail toegestuurd) met een link naar jouw stemformulier (rood, blauw, groen). De presentator zal je begeleiden doorheen de verschillende stemmingen. Volgens jouw rol in de AV krijg je via de link de stemmingen te zien die voor jou van toepassing zijn.

Rood stemformulier = zittend lid-deelgenoot
Blauw stemformulier = nieuw lid-deelgenoot van aangesloten vereniging
Groen stemformulier = nieuw lid-deelgenoot van nieuwe vereniging

Hoe zit het met de privacy tijdens het online stemmen op de AV?

De koppeling van persoonsgegevens aan de mogelijkheid om te stemmen wordt enkel gebruikt om de stemming te kunnen organiseren. Nadat de uitslagen van de stemming(en) definitief zijn, wordt deze koppeling onmiddellijk en definitief verwijderd. Enkel het teamlid dat technische ondersteuning geeft bij de stemmingen, heeft potentieel inzage in de stemuitslagen (ook al worden deze gegevens meteen geaggregeerd), en is daarbij gehouden aan de geheimhoudingsplicht.