Ondersteuning in tijden van corona

Handige gratis vergadertools

Deze tools zijn helemaal gratis, maar de mogelijkheden per tool variëren. Bij de meeste tools kan je online deelnemen in de browser zonder een account aan te maken of te registreren.

• Zoom: Met de gratis versie kun je videobellen met tot 100 personen tegelijk. Een nadeel: je kan maximaal 40 minuten achter elkaar beeldbellen. Indien je iedereen wilt zien, installeer je best de applicatie op je laptop/tablet. Maak gebruik van de '10 geboden'.
  Omdat de maatregelen langer aanslepen dan gehoopt, willen we verenigingen stimuleren om verder contact te houden. Daarom geeft çavaria per Regenbooghuis een gratis Pro-account op Zoom voor 1 jaar (tot eind februari 2022). Informeer bij je Regenbooghuis voor het gebruik. Landelijke verenigingen kunnen terecht bij çavaria en jongeren bij Wel Jong.
  We geven je hier alvast een Zoom-handleiding voor deelnemers en een voor sessiegevers.
   
• Whereby: Hiermee kun je heel makkelijk gewoon in je browser maximaal met 4 personen videobellen.
   
• Skype: Met deze tool kan je tot 50 personen tegelijk videobellen, echter kan je maar 4 personen in je raster zien. Je kan de andere zien door ze te verslepen naar je beginscherm.
   
• Webex: Je kan hierin met 100 personen tegelijk videobellen en zo lang als je wilt. Verder is deze tool ook handig om online trainingen te organiseren. (Wegens corona is de gratis versie uitgebreid met heel wat extra features.)
   
• Messenger Rooms: Je kan tot 50 personen tegelijk videobellen vanuit een Messengerkamer. Er bestaat noch een tijdslimiet, noch heb je een Facebookaccount nodig. Je kan iedereen uitnodigen die wilt met de link die wordt aangemaakt. Enkel voor je smartphone heb je de app nodig, voor je laptop of tablet kan alles via browser.

Handige tips

Een paar algemene tips om je vereniging te helpen:

• Vrijwilligers kunnen genieten van een gratis verzekering (burgerlijke aansprakelijkheid, ongevallen- en rechtsbijstand) als ze zich inzetten om mensen te helpen. Initiatieven kan je zien op  #Vlaanderenhelpt. 
• Jullie Algemene Vergadering uitstellen is een goed idee, ook al zeggen jullie statuten dat dit bijvoorbeeld in het eerste kwartaal moet. De wettelijke deadline is 30/06 en mogelijks wordt ook hier een uitzondering voorzien. www.scwitch.be/nieuws/algemene-vergadering-uitstellen-door-corona/ en www.scwitch.be/2020/03/vergadertips-voor-rvb-en-av-in-tijden-van-socialdistancing/
• Inbraakpreventie: zijn alle deuren en ramen dicht van je lokaal? Centen en duur materiaal, zitten achter slot en grendel? Vermijd ook een overvolle brievenbus waardoor het lijkt dat er al lang niemand geweest is.
• Communicatie: Niet iedereen wil constant geconfronteerd worden met info over het Corona-virus. Je kan bv bovenaan een facebookbericht “corona” zetten, dan een aantal enters laten en dan de rest van je bericht schrijven. Wie het niet wil lezen, kan het dan negeren.
• Er gaat ook heel wat fake news rond over het virus. Voor correcte info kan je steeds terecht op www.info-coronavirus.be

Het is voor vzw's in deze tijden niet altijd evident een Algemene Vergadering te organiseren, daarom hebben we wat tips voor jouw vereniging:

Algemene info + openbaar stemmen:

• Zoek je naar een goed platform om te gebruiken? Kijk dan onder het tabblad ‘gratis online tools’
• Je kan de groep gewoon handen laten opsteken.
• Je kan digitaal de hand laten opsteken te gebruiken via een reactieknop die de meeste platformen voorzien. Die digitale hand blijft echter wel maar enkele seconden, het wordt dus snel tellen of een screenshot nemen.
• Indien je je scherm deelt, kan je beter beschikken over een tweede scherm. Dat zorgt voor een betere en praktische overgang. Zo kan je op het een scherm al alles klaarzetten en vermijd je technische problemen.
• Test de AV al uit met enkele bestuursleden, houdt een generale repetitie waar je onder andere het delen van documenten controleert, maar ook het geluid, de schermen…
  Vermijd dat mensen achter hun scherm moeten wachten wegens technische problemen, dat zorgt enkel voor frustraties die op voorhand kunnen worden verholpen.
• Hou het kort: Een online meeting kan zeer vermoeiend worden. Zorg dus tijdig voor een korte pauze (steeds na max. 50 à 60 min.) en geef duidelijk aan wanneer een punt ter info, ter discussie, ter besluitvorming (meestal is deze laatste gevolgd door een stemming). Zo vermijd je dat ter info agendapunten worden besproken, het is aan de voorzitter van de vergadering om dit duidelijk aan te geven.
• Maak gebruik van de '10 geboden'

Anoniem stemmen:

• https://www.easypolls.net/ en de link dus delen in de chat. Je weet hoeveel stemmen er zijn in het totaal en dus op die manier kan je perfect bij het totaal aantal stemmen zien of iedereen al dan niet heeft gestemd.
• Mijn voorkeur gaat echter naar https://www.mentimeter.com/: Je kan dan zelf ook bepalen wanneer de volgende vraag zal worden gesteld en er ook wat leuke vragen insteken die de AV wat opleuken.
  
  In het begin een poll met de vraag: Hoe voel je je? Of Wat dronk je tijdens je ontbijt? (Koffie, water, tequila…) Zo breek je de AV met humor en pols je de sfeer in het begin, maar ook zeker tussendoor en op het einde.
   
• Let op! Bij volmachten moeten je deelnemers deelnemen met de stemming met verschillende apparaten. Zo kunnen ze éénmaal stemmen met de laptop en een tweede keer via een tablet of smartphone.
• Stemmen kan ook steeds per post.

Verslag:

• Je kan de volledige meeting opnemen met verschillende platforms. Onder andere Zoom geeft daar de mogelijkheid toe, die kan voor het verslag interessant zijn. Vraag daarvoor toestemming in het begin van de vergadering. Mensen die niet in beeld willen, kunnen de camera uitschakelen.
• Geef ook duidelijk aan wat er met die beelden gebeurt en vermeld dit in je verslag.

Nog tips nodig of op zoek naar antwoorden rond het wettelijk kader? Kijk dan hier

Samenkomen is op dit moment niet mogelijk, maar dat wilt niet zeggen dat sociaal contact niet mogelijk is. 
Heb je zelf ook nog een online groep die kan/mag worden gedeeld? Laat het ons weten!

• TG-België: facebookgroep van transgender personen 
   
• Min19.be: online platform waar je online andere holebi- en transgender jongeren tussen de 13 en 19 jaar kan ontmoeten. Min19 is een onderdeel van Wel Jong.
   
• Queer kot: Een online discord in het beheer van Genderspectrum vzw. Extra leuk om te weten is dat Queer Kot permanent open blijft, ook na de lockdown/queerantaine!

• GenderaXept, Gender-Salon en Gender Contact West-Vlaanderen organiseren tijdens de lockdown elke vrijdag een videogroepschat.

• Heb je nog nooit Discord gebruikt? Geen probleem! Handleidingen vind je hier voor desktop of telefoon/tablet

Sport

Samen doen we bij çavaria aan beweging, maar het is ook belangrijk om met je lichaam in beweging te blijven. Sporten verbetert onze natuurlijke weerstand en dat is momenteel de enige afweer die we hebben tegen het coronavirus. Niet alleen de immuniteit verbetert. Bewegen is goed voor ons lichaam én onze geest.

• www.facebook.com/ContaKidsTeacherTraining/
• Yoga: www.youtube.com/user/yogawithadriene
• Circus: www.circuscentrum.be/2020/03/16/blijf-circussen-ook-tijdens-corona
• Lijst met work-out videos

Heel wat verengingen zitten met de vraag: Hoe starten we terug op? Wat mogen we doen? Wat moeten we zeker doen?
We lijsten hier wat tips & tricks op om het voor jullie wat makkelijker te maken:

• Zorg ervoor dat jullie lokaal voorzien is van de nodige veiligheidsvoorschriften, download hier de affiches:
  • Algemene voorschriften
  • Nies- en hoesthygiëne
  • Handhygiëne
  • Toiletgebruik
  • Andere iconen en voorschriften vind je hier.
     
• Bepaalde culturele activiteiten kunnen terug worden hervat mits inachtneming van specifieke bepalingen. Meer info over die bepalingen vind je hier.
  De Coronagids voor sociaal-cultureel volwassenenwerk wordt regelmatig geüpdatet op basis van nieuwe maatregelen, hou de pagina dus zeker in de gaten. 
• De Federatie zorgde ook voor een duidelijk overzicht van de regels. De coronapagina van De Federatie vind je hier.
   
• Er wordt verwacht dat je op steeds weet wie er op je activiteit aanwezig is, daarom bieden we een voorbeeldlijst met tips registratie bij activiteiten. Indien er iemand ziek wordt, kan er makkelijk aan contact tracing worden gedaan. 
   
• Organiseer je een evenement, gebruik dan het www.covideventriskmodel.be om na te gaan of je evenement aan alle maatregelen voldoet.