Algemene vergadering
Algemeen
Çavaria is een vzw met een Algemene Vergadering en een bestuursorgaan. De Algemene Vergadering (AV) stippelt het algemene beleid uit en is het hoogste beslissingsorgaan. De Algemene Vergadering is de jaarlijkse bijeenkomst van alle leden-deelgenoten (vertegenwoordigers van de opdrachtgevende groepen en vrijwilligerswerkgroepen). De spelregels zijn vastgelegd in de statuten en het intern reglement (zie onderaan de pagina).
Samenstelling
- Leden-deelgenoten vanuit de opdrachtgevende groepen (= aangesloten verenigingen): maximum 5
- Leden-deelgenoten vanuit de werkgroepen bij de teams (= vrijwilligers çavaria): maximum 5
Bevoegdheden
De Algemene Vergadering van çavaria heeft globaal gezien de volgende bevoegdheden:
- jaarverslag en jaarplan goedkeuren
- jaarrekening en begroting goedkeuren
- aansluiten nieuwe verenigingen
- leden-deelgenoten aanvaarden, uitsluiten, schorsen
- bestuurders kwijting geven
- bestuursorgaan samenstellen
- statuten wijzigen
- intern reglement bekrachtigen
- ontbinden van de vereniging
- goedkeuren eisenplatform
Alle andere bevoegdheden worden toegekend aan het bestuursorgaan van çavaria. Meer informatie vind je in de statuten (zie bijlage).
Procedure
- begin januari: brief met invullijst namen leden-deelgenoten
- 7 weken voor AV: deadline namen leden-deelgenoten
- 6 weken voor AV: individuele uitnodiging met ontwerpagenda
- 4,5 weken voor AV (7 werkdagen voor laatste overleg bestuursorgaan): deadline voor indienen extra agendapunten
- 3 weken voor AV: laatste bestuursorgaan met bepaling definitieve agenda en aanduiden voorzit(st)ter AV
- 2 weken voor AV: brief met documentatie (agendaboekje, voortgangsrapport, …) AV
Een extra AV kan bijeengeroepen worden door het bestuursorgaan indien noodzakelijk geacht of indien ten minste één vijfde van de leden-deelgenoten dit vraagt.
Stemmen en volmachten
Çavaria werkt met verschillende kleuren stemkaarten die omhoog gestoken worden.
- Rode: zittende leden-deelgenoten
- Blauwe: nieuwe leden-deelgenoten van de reeds aangesloten groepen
- Groene: nieuwe leden-deelgenoten van de groepen die op deze Algemene Vergadering worden aanvaard.
Er wordt telkens vermeld welke kleuren stemkaarten mogen stemmen. Enkel 'zittende' leden-deelgenoten (= op de vorige AV al lid-deelgenoot) kunnen een volmacht geven (formulier zie bijlage). De volmachtdrager krijgt dan 2 stemkaarten. Elke aanwezige kan echter slechts één volmacht dragen. Nieuwe leden-deelgenoten kunnen géén volmacht geven en moeten dus aanwezig zijn om verkozen te worden. Ze kunnen ook geen volmacht dragen.
Stemming gebeurt in het algemeen bij gewone meerderheid.
Uitzonderingen:
- Statutenwijziging: ten minste 2/3 aanwezig of vertegenwoordigd + 2/3 meerderheid
- Wijziging doel vereniging: ten minste 2/3 aanwezig of vertegenwoordigd + 4/5 meerderheid
- Ontbinding van de vereniging: ten minste 2/3 aanwezig of vertegenwoordigd + 4/5 meerderheid
Tussenkomsten (praktisch)
Bij çavaria is het de gewoonte om een tussenkomst te vragen door het opsteken van de hand. Het uitgangspunt van de Algemene Vergadering is dat vooral alle meningen en niet zozeer alle leden-deelgenoten aan bod komen. De (neutrale) voorzitter waakt hierover. De spreker vermeldt zijn naam en de naam van de aangesloten vereniging of werkgroep. De tussenkomst is liefst kort, krachtig, hoffelijk en – als het even kan – humoristisch. De tussenkomst is bij voorkeur geen herhaling van meningen of argumenten die reeds verwoord zijn.
Documentatie en inschrijven
De documenten i.v.m. de Algemene Vergadering van 20 april 2024 (verslag, intern reglement, statuten,...) vind je op binnenkort op onze website. Inschrijven kan via de unieke link die je als vereniging of werkgroep toegestuurd krijgt.
