Ik wil solliciteren bij çavaria

Wat kan je verwachten van çavaria als werkgever?

Iedere organisatie heeft een andere stijl als werkgever. Wat kan je van ons verwachten?

Een open cultuur is belangrijk voor ons. Mensen mogen kwetsbaar en authentiek zijn, en krijgen de kans om te leren. We willen onszelf blijvend in vraag stellen, en daardoor groeien in kwaliteit. Çavaria is altijd in evolutie. We evalueren continu onze inhoudelijke expertise en ons personeelsbeleid. Zo leren we als organisatie steeds bij uit ervaringen en passen we onszelf aan waar nodig.

Ons personeelsbeleid heeft veel aandacht voor groeikansen, welzijn, samenwerking, gezonde werk-privébalans en diversiteit & inclusie. We organiseren bijvoorbeeld regelmatig opleidingen, welzijnsbevragingen, en risicoanalyses. We zetten in op teambuilding, bieden ondersteuningsmogelijkheden aan en gaan steeds op zoek naar redelijke aanpassingen wanneer een medewerker hier nood aan heeft.

Medewerkers stellen mee hun doelstellingen op. Ze nemen zelf verantwoordelijkheid voor het uitvoeren en evalueren van hun taken. De teamcoördinatoren nemen hierbij een coachende rol op.

Heb je vragen over ons personeelsbeleid? Neem dan gerust contact op met een personeelsmedewerker.

Wat kan je verwachten van onze sollicitatieprocedure?

Jouw competenties staan centraal in onze selectie

Çavaria selecteert kandidaten op basis van competenties en ervaring. We delen competenties op in 2 categorieën:

Kerncompetenties. Deze competenties zijn nodig om de missie en visie van çavaria te kunnen realiseren, en verwachten we van iedereen in de organisatie.
Functiespecifieke competenties. Deze competenties zijn gelinkt aan de specifieke functie waarvoor je solliciteert.

In onze selectiegesprekken onderzoeken we dus in welke mate jouw competenties overeenstemmen met zowel de specifieke vacature als çavaria.

Wat zijn competenties?

Competenties zijn een verzameling van de kennis, vaardigheden en attitudes die nodig zijn om een job correct te kunnen uitvoeren.

Wat zijn de kerncompetenties van çavaria?

Onze kerncompetenties zijn nodig om de missie en visie van çavaria te kunnen realiseren. Ze worden van iedereen in de organisatie verwacht, ongeacht welke functie iemand doet.

De kerncompetenties van çavaria zijn:

Zelfstandig werken: Een taak tot een goed einde brengen, met de nodige instructies voor de start en zonder verdere externe controle of hulp. Goed kunnen beoordelen wanneer men zelf kan beslissen en wanneer niet.
Omgaan met diversiteit & inclusie: Verschillen zien en waarderen. Onbevooroordeeld en vanuit verschillende perspectieven kunnen kijken naar mensen en situaties en zo inclusie faciliteren.
Communiceren: Je bewust zijn van het eigen gedrag dat is gericht op onderlinge interactie en communicatie, persoonlijk optreden en sociale vaardigheden.
Flexibiliteit: Het eigen gedrag aanpassen naargelang de situaties waarin men zich bevindt, met het oog op het bereiken van een bepaald doel.
Samenwerken: Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, gemeenschappelijke doelstellingen nastreven en hiertoe een goede afstemming en verdeling doen van de verschillende opdrachten.

Hoe zien de functiespecifieke competenties eruit?

Deze competenties zijn gelinkt aan de specifieke functie waarvoor je solliciteert. Je vindt ze in de vacature onder de titel ‘wie zoeken we?’. Meer uitleg over de competenties die we gebruiken vind je bijvoorbeeld hier.

Extra aandacht voor een inclusieve selectieprocedure

Het is voor ons erg belangrijk om de selectieprocedure zo objectief mogelijk te laten verlopen. Daarom hanteren we een gestructureerde aanpak die voor elke sollicitant hetzelfde is.

Ook willen we ons bewust zijn van stereotypes, vooroordelen en valkuilen. We volgen daarom met het team regelmatig bijscholingen rond kruispuntdenken. Het is belangrijk om met meerdere blikken naar iets te kijken. Çavaria stelt daarom steeds een selectieteam samen. We proberen altijd een diverse groep (qua leeftijd, achtergrond, genderidentiteit,...) te voorzien. Zo brengen we verschillende visies en invalshoeken bij elkaar. Het selectiecomité bestaat altijd uit:

De teamcoördinator van het nieuwe teamlid
Een personeelsmedewerker
Eén of meerdere expert(en) m.b.t. de functie-inhoud (kan intern of extern zijn)
(Bij een coördinatorfunctie: de algemeen coördinator en eventueel een bestuurslid)

Hoe zien de verschillende stappen van het sollicitatieproces eruit?

Selectie op basis van CV en motivatie

We vragen alle geïnteresseerde kandidaten om ons een cv en een motivatie te bezorgen. De sollicitatieprocedure start vervolgens steeds met een brievenselectie van alle ontvangen documenten.

Tijdens de brievenselectie selecteren we op een aantal basiscompetetenties die voor ons minimumvereisten zijn. Meestal kiezen we er daar 3 à 4 criteria uit de vacature die voor ons prioritair zijn. Ook ‘motivatie om te werken voor çavaria’ kan een aanvullend criterium zijn. Elke kandidaat krijgt een score op deze criteria. Aan de hand van de totaalscore selecteert het selectiecomité dan 4à 6 kandidaten om uit te nodigen op gesprek.

Uitnodiging

Het selectiecomité nodigt 4 à 6 kandidaten uit voor een gesprek. Een personeelsmedewerker belt je op om het tijdstip en de locatie te bevestigen. Als er een opdracht is, wordt die toegelicht.

Word je niet uitgenodigd? Dan zal je altijd een mail van ons ontvangen om je hiervan op de hoogte te brengen. In deze email verduidelijken we de specifieke criteria waarop tijdens de brievenselectie geselecteerd werd. Als er tijd en ruimte is om op vragen voor extra feedback in te gaan, doen we dit graag. Voor sommige vacatures ontvangen we echter 100+ sollicitanten. In dat geval is individuele feedback geven in de fase van de brievenselectie voor ons helaas onmogelijk. We proberen dan in de feedbackmail zeer duidelijk de selectiecriteria te verhelderen, zodat je aan de hand van deze informatie weet waarom je niet geselecteerd werd.

Eerste gesprek

Tijdens de gesprekken hanteren we een gestructureerde aanpak, zodat we kandidaten objectief met elkaar kunnen vergelijken. We werken daarom met een vaste gespreksopbouw en een vooropgestelde leidraad van vragen die we aan elke kandidaat stellen, en een scoreformulier om de competenties van de kandidaten met elkaar te vergelijken. Vragen zijn dus altijd opgesteld met de bedoeling om een competentie uit de vacature te toetsen of bevragen. Soms stellen we individuele bijvragen, bijvoorbeeld over je ervaring of cv. Tot slot stellen we meestal ook een aantal vragen over samenwerking en teamwerk. Regelmatig maken we gebruik van een opdracht of een casus die past bij de functie. Hier brengen we je op voorhand van op de hoogte. Bij het bespreken van de opdracht kan de vraagstelling wat verschillen per kandidaat, omdat iedere kandidaat de opdracht anders heeft voorbereid.

Is het niet mogelijk fysiek aanwezig te zijn?

Een eerste gesprek kan na overleg eventueel ook online plaatsvinden. Hiervoor ontvang je een uitnodiging via mail. Je krijgt een link om in te bellen via MS Teams.

Hoe voer je een goed online sollicitatiegesprek?

Test je verbinding. Ga enkele minuten voor het gesprek al klaar zitten. Zoek de link die je ontvangen hebt op en test deze al eens. Test ook je camera, geluid en internetverbinding. Eventueel kan je op voorhand eens een vriend of familielid opbellen als test, of hen vragen om hulp.

Zorg ervoor dat je elkaar goed kan verstaan. Spreek rustig en langzaam. Zorg voor een rustige omgeving. Vraag je huisgenoten om eventjes in een andere kamer te gaan zitten. Zorg dat je storende geluiden zo veel mogelijk uitzet. Gebruik eventueel oortjes of een koptelefoon.

Problemen? Probeer kalm te blijven, ook bij technische storingen. Geef het aan als iets niet werkt zoals het zou moeten. Houd je gsm bij (op stil) zodat we je kunnen bereiken als er problemen zijn.

Kan je toch niet? Is er iets tussengekomen waardoor het jou niet lukt om aanwezig te zijn? Laat ons tijdig iets weten, dan zoeken we samen een oplossing.

4. Extra gesprek of opdracht

Soms maken we een keuze na de eerste gesprekken. Soms zijn we er nog niet helemaal uit, en organiseren we een extra gesprek of opdracht.

5. Een jobaanbieding

Wanneer we jou uitkiezen als onze nieuwe collega zal je een telefoontje krijgen van onze personeelsdienst. Je krijgt altijd de kans om even na te denken over de aanbieding. Ben je nog steeds enthousiast? Dan zal de teamcoördinator je bellen om concrete afspraken te maken over anciënniteit, opstartdatum.... Onze personeelsmedewerker zal je vragen om je persoonsgegevens, en stelt daarmee een contractvoorstel voor jou op. Is het contract ondertekend door beide partijen? Dan is het 100% officieel: jij bent onze nieuwe collega, welkom!

Word je niet gekozen na de gesprekken? Dan brengen wij je telefonisch op de hoogte. Er is dan steeds ruimte voor feedback in beide richtingen.

Enkele tips voor jouw sollicitatie

Is het jouw eerste sollicitatie? Vind je het moeilijk om jezelf voor te stellen? Ben je onzeker? Wij hebben enkele tips voor jou.

Hoe bereid je jouw sollicitatie inzending voor?

(Her)lees de vacature grondig. Staan er bepaalde begrippen in de functieomschrijving die je niet kent? Zoek ze op of vraag ons om verduidelijking.

Wat zet je in je CV en motivatiebrief?

Focus in je cv voornamelijk op je ervaringen. Dit kan studie-ervaring of werkervaring zijn. Ook vrijwilligerservaringen zien wij als relevante ervaring.
In je brief kan je enerzijds je motivatie voor onze organisatie, onze missie en visie toelichten. Anderzijds kan je verduidelijken waarom net jouw ervaringen je de geschikte kandidaat maken voor de job. Hierbij is het dus belangrijk om jouw competenties te kunnen linken aan de verwachtingen van de functie.
Wij appreciëren een persoonlijke toevoeging of eigen uitwerking: bij çavaria mag iedereen zichzelf zijn. Ook tijdens het sollicitatieproces.

Hoe bereid je je sollicitatiegesprek voor?

Je kan een sollicitatiegesprek best zien als een ‘gewoon gesprek’. Het is een moment om elkaar beter te leren kennen, vragen te stellen en te bekijken of er een match is tussen de kandidaat en de organisatie.
Voor elke job meten we andere competenties. Het is belangrijk om deze goed te kennen. Ze staan in de vacature onder ‘wie zoeken we?’. Je bereidt je goed voor op het gesprek door per competentie alvast over enkele voorbeelden na te denken.
Denk zeker ook even na over welke vragen jij voor ons hebt. Dit kunnen bijvoorbeeld vragen over de organisatie, de job of het team zijn. Schrijf ze op en neem ze mee naar het gesprek. We maken er zeker tijd voor.

Waar kan ik nog meer tips vinden?

Hier zijn enkele pagina’s die -volgens ons- goede tips geven aan sollicitanten:

Hoe gaan we om met jouw privacy als sollicitant?

Wij hechten veel belang aan jouw privacy en behandelen jouw persoonsgegevens met de grootste zorg en steeds in overeenstemming met de geldende wetgeving. Çavaria vzw houdt zich hierbij aan de regels van de GDPR (European Union General Data Protection Regulation).

Welke gegevens bewaren we?

De persoonsgegevens die çavaria verzamelt in kader van sollicitaties zijn gewoonlijk: naam, voornaamwoorden, emailadres, adres, geboortedatum, opleiding, professionele geschiedenis (= volledig afhankelijk van welke informatie verstrekt werd door de sollicitant zelf).

Waar worden de gegevens bewaard?

De persoonsgegevens worden bewaard op meerdere locaties:

De originele mail van de kandidaat met cv en motivatiebrief (in Outlook omgeving) + eventuele antwoorden op deze mail.
De door de personeelsdienst opgeslagen cv en motivatiebrief (en eventueel andere aangeleverde documenten zoals portfolio of referentiebrief) op onze digitale Sharepoint omgeving.
Het algemeen scoreformulier (in Excelformaat) waarin de screening van de cv’s en de brieven gebeurt (hierin staat enkel de naam van de sollicitant).
De notities van de gesprekken op onze digitale Sharepoint omgeving.
Notities op papier worden na de procedure versnipperd.

Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Çavaria houdt de gegevens van sollicitanten 3 maanden bij. Dit om vragen naar feedback of betwistingen correct af te kunnen handelen (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang). Na 3 maanden worden de gegevens van niet-geselecteerde kandidaten verwijderd. Wanneer we contact willen behouden met een kandidaat, wordt hiervoor expliciet om toestemming gevraagd via mail (rechtsgrond: uitdrukkelijke toestemming). Deze contactgegevens worden bijgehouden in het wervingsreserve. Dit is een Excelbestand op onze digitale Sharepoint omgeving. Gegevens in het wervingsreserve worden maximum 5 jaar bijgehouden.

Wat zijn jouw rechten als sollicitant?

Elke sollicitant heeft het recht om zijn persoonsgegevens op eender welk moment te laten wissen. Hiervoor volstaat een email naar het mailadres [email protected]. Meer informatie over het privacy beleid van çavaria vind je hier.