Algemene vergadering 2021

Vragen?

Contacteer ons op [email protected] of telefonisch via 09 223 69 29.

De algemene vergadering werd online hernomen op zaterdag 5 juni via ZOOM.

Elke vereniging en werkgroep kreeg een digitale oproep toegestuurd om leden-deelgenoten af te vaardigen. Geen communicatie ontvangen? Contacteer ons op [email protected].

Programma en agenda AV

PROGRAMMA AV

12u30-13u30: Inhoudelijke sessie over de internationale werking
13u50-14u00: Technische ondersteuning
14u00-15u30: Algemene Vergadering

PRESENTATIE

Tijdens de online AV kan je de powerpoint volgen binnen ZOOM.

Technische ondersteuning

TECHNISCHE ONDERSTEUNING

We voorzien een moment voor technische ondersteuning over Zoom en/of het stemformulier:

op zaterdag 5 juni, van 13.50 tot 14.00 uur (voor de AV).

In deze basishandleiding leggen we stap voor stap uit hoe je met Zoom aan de slag gaat, zodat je zorgeloos aan de AV kan deelnemen.

Online vragen-momenten

ONLINE VRAGEN-MOMENT

Er werden vooraf twee online vragenmomenten voorzien:

Voor het jaarverslag/jaarplan: woensdag 26 mei – 19.30 tot 20.30 uur
Voor financiën: woensdag 2 juni – 19.30 tot 20.30 uur

Een verslag en de opname van deze online sessies vind je onderaan deze pagina.

Je kon op basis van het agendaboekje en de AV-documenten op deze pagina vooraf vragen stellen. Deze vragen kon je vooraf bezorgen aan [email protected] (over jaarverslag en jaarplan; voor 24 mei 2021, 12u) en [email protected] (over de financies; voor 31 mei 2021, 12u).

De schriftelijke antwoorden werden onderaan deze pagina toegevoegd worden. Technische vragen, detailvragen, correcties... konden enkel op deze manier behandeld worden.

Veiligheidsmaatregelen

Om de AV op een veilige manier online te laten verlopen via ZOOM voorzien we enkele veiligheidsmaatregelen:

We maken gebruik van een betalende versie van ZOOM en zorgen op die manier voor een betere inscriptie.
De deelnemers ontvangen de ZOOM-link voor de online AV pas bij het aanmelden op de dag van de AV.
We zorgen voor een paswoord waarmee de uitzending via ZOOM beveiligd is.
Er worden geen opnames uitgevoerd van deze ZOOM-sessie.
Er worden geen bestanden gedeeld in ZOOM tijdens de AV.

Zit je zelf nog met vragen omtrent deze veiligheidsmaatregelen? Contacteer ons op [email protected].

Veelgestelde vragen

Ik ben ingeschreven maar hoe moet ik me de dag zelf aanmelden voor de AV?

Je ontvangt vooraf een e-mail (e-ticket) met een knop die je zal doorverwijzen naar een online formulier om je online aan te melden. Na het aanmelden krijg je twee knoppen te zien: een knop voor de ZOOM-sessie te starten en een knop voor het online stemformulier. Beide links krijg je meteen ook toegestuurd via e-mail.

De AV verloopt via ZOOM. Heb ik hiervoor een account nodig?

Het is niet noodzakelijk om een account bij ZOOM te hebben om deel te nemen aan de AV. Gebruik je ZOOM voor het eerst? Bij het klikken op de ZOOM-link zal je browser vragen om een stukje software te installeren. Deze instructievideo legt je uit hoe je ZOOM voor het eerst kan gebruiken.

Hoe zal de AV via ZOOM verlopen?

Na het online aanmelden krijg je een knop te zien om deel te nemen aan de ZOOM-sessie en een knop die verwijst naar jouw online stemformulier.
Zoals gebruikelijk zal er iemand de presentatie verzorgen en uiteraard is er ook een voorzitter aanwezig om alles in goede banen te leiden.
Binnen ZOOM wordt de presentatie gedeeld met de deelnemers zodat je alles op het scherm kan volgen. Je krijgt daarbij de presentator en voorzitter te horen. Zij zullen je begeleiden door de verschillende onderdelen en stemmingen.
De microfoon van de deelnemers is standaard uitgeschakeld tijdens de AV. Vragen kunnen gesteld worden in de Q&A.
Je kan als deelnemer wel het woord vragen (de host zal je microfoon inschakelen).
Heb je problemen met de verbinding of het horen van anderen laat het ook even weten via de Q&A of steek je virtuele hand op.

Hoe zal het online stemmen verlopen tijdens de AV?

Na het online aanmelden voor de AV krijg je een knop te zien (en een e-mail toegestuurd) met een link naar jouw stemformulier (rood, blauw, groen). De presentator zal je begeleiden doorheen de verschillende stemmingen. Volgens jouw rol in de AV krijg je via de link de stemmingen te zien die voor jou van toepassing zijn.

Rood stemformulier = zittend lid-deelgenoot
Blauw stemformulier = nieuw lid-deelgenoot van aangesloten vereniging
Groen stemformulier = nieuw lid-deelgenoot van nieuwe vereniging

Hoe zit het met de privacy tijdens het online stemmen op de AV?

De koppeling van persoonsgegevens aan de mogelijkheid om te stemmen wordt enkel gebruikt om de stemming te kunnen organiseren. Nadat de uitslagen van de stemming(en) definitief zijn, wordt deze koppeling onmiddellijk en definitief verwijderd. Enkel het teamlid dat technische ondersteuning geeft bij de stemmingen, heeft potentieel inzage in de stemuitslagen (ook al worden deze gegevens meteen geaggregeerd), en is daarbij gehouden aan de geheimhoudingsplicht.